Blog

7 usług, za które przedsiębiorcy przepłacają najczęściej

Efektywne zarządzanie kosztami w firmie to niezbędny element do poprawy rentowności i płynności finansowej. Decydenci często nie mają pełnej świadomości, że spora część pozycji kosztowych rachunku wyników może zostać istotnie zredukowana. Tymczasem obniżenie stałych kosztów pozwala prowadzącym biznes w prosty sposób znacząco poprawić kondycję spółki.

Jednym z determinantów rozwoju firmy jest racjonalna polityka kosztowa. W rzeczywistości jednak wielu przedsiębiorców przepłaca nawet kilkadziesiąt procent miesięcznie za usługi, których koszty można w znaczący sposób obniżyć. O ile obniżenie wartości tylko jednej pozycji nie wpływa istotnie na wskaźniki finansowe, to obniżenie chociażby kilku kategorii wydatków, nawet o niewielkie wartości będzie już widoczne w wynikach firmy. Brak efektywnego zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie wynika często z nieświadomości menadżerów, którzy nie zdają sobie sprawy z potencjału możliwej redukcji lub nie mają czasu na szczegółową analizę kosztów. Za co firmy przepłacają najczęściej i jak obniżyć koszty w spółce?

1. Energia elektryczna i paliwo gazowe

Opłaty za energią elektryczną i paliwo gazowe, za wyjątkiem firm produkcyjnych, mogą w wielu spółkach wydawać się relatywie niskie w stosunku do innych stałych kosztów. Nie oznacza to jednak, że nie możemy ich zmniejszyć. I tak np. w przypadku energii, na rynku mamy wielu sprzedawców, którzy po pierwsze mogą zaoferować często niższe ceny niż nasz obecny dostawca, a po drugie mogą przeprowadzić w firmie audyt energetyczny, który pozwoli oszacować realne zapotrzebowanie na prąd i wskazać inne efektywne rozwiązania umożliwiające zmniejszenie poboru energii. Takimi rozwiązaniami mogą być chociażby: dopasowanie taryfy dystrybucyjnej, instalacja własnego transformatora (przejście z taryfy C na B), kompensacja mocy biernej (pojemnościowej lub indukcyjnej), montaż paneli fotowoltaicznych, czy też wprowadzenie elementów inteligentnego budynku sterujących ogrzewaniem, klimatyzacją, wentylacją lub oświetleniem. Chociaż w części rozwiązań inwestycja może się wiązać z pewnymi kosztami początkowymi, to jednak w dłuższej perspektywie może przynieść firmie znaczne oszczędności.

2. Usługi telekomunikacyjne

Rachunki za telefon i Internet to także stała pozycja w kosztorysie firmy. Przedsiębiorcy często przepłacają nawet kilkadziesiąt procent miesięcznie za tego typu usługi, co wynika ze źle dobranych taryf i planów abonamentowych czy nieprzemyślanych zakupów nowych usług, które de facto nie są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania organizacji i często nie są nawet wykorzystywane. Dodatkowy i niepotrzebny koszt może generować także zbyt duża przepustowość łącza internetowego, która w praktyce kilkukrotnie przewyższa potrzeby firmy. Warto zatem przed podpisaniem umowy z operatorem nie tylko porównać oferty innych dostawców, ale także zweryfikować faktyczne zapotrzebowanie spółki.

3. Usługi bankowe

Źródłem oszczędności w firmie może być także wybór banku, w którym prowadzimy konto firmowe. Przy czym należy zaznaczyć, że kwestia opłat za prowadzenie rachunku nie powinna być jedynym kryterium docelowego wyboru. Warto przeanalizować także rodzaj operacji bankowych, jakich dokonujemy najczęściej. Może okazać się bowiem, że bank owszem zaoferuje nam darmowe konto, ale przelewy internetowe lub wypłaty gotówkowe będą już obciążone dużymi opłatami. I co dodatkowo ważne, niektóre instytucje bankowe oferują dodatkowe bezpłatne usługi np. księgowość on-line, co także może okazać się opłacalne w kontekście optymalizacji kosztów firmowych. Dodatkowo warto przeanalizować warunki współpracy z firmą faktoringową, gdyż prowizje pobierane przez takie firmy mogą się bardzo istotnie różnić.

4. Obsługa księgowa

Szukając sposobu na obniżenie kosztów w firmie, prowadzący biznes powinni zastanowić się także nad formą prowadzenia księgowości. W przypadku mniejszych firm wielokrotnie tańszym rozwiązaniem od zatrudnienia na etacie dedykowanego pracownika okazuje się outsourcing usług do biura rachunkowego. Ponadto warto rozważyć także kwestię automatyzacji procesów księgowych – na rynku dostępnych jest wiele platform i cyfrowych narzędzi, które ułatwiają samodzielne księgowanie i fakturowanie.

5. Ubezpieczenie majątku firmy

Ubezpieczenie mienia firmy jest podstawową polisą, o jaką powinien zatroszczyć się każdy przedsiębiorca. Warto jednak zadbać, aby koszt składki ubezpieczeniowej odpowiadał realnym potrzebom i możliwościom firmy. Rozbieżność cenowa w przypadku polis jest bowiem naprawdę duża. Dlatego, aby nie przepłacać, należy w pierwszej kolejności odpowiednio dobrać sumę i zakres ubezpieczenia (od tego w dużej mierze zależy wysokość składki), a następnie porównać ofertę rożnych towarzystw ubezpieczeniowych. Często korzystnym rozwiązaniem okazuje się zakup ubezpieczenia majątku firmy w tym samym towarzystwie, w którym już ubezpieczyliśmy flotę albo przedłużamy polisę na kolejny okres.

6. Leasing pojazdów służbowych

Leasing to popularna forma finansowania pojazdów służbowych. Jest to także jedna z tych pozycji, za którą właściciele firm niejednokrotnie przepłacają. Po części wynika to z faktu, że przedsiębiorcy niedostatecznie porównują oferty leasingodawców, a po części ze złego doboru rodzaju leasingu (operacyjny vs finansowy) oraz parametrów floty. A mianowicie przy wyborze samochodów powinniśmy kierować się nie tylko ich wyjściową ceną, ale również całkowitymi kosztami ponoszonymi w trakcie użytkowania pojazdu (np. zużycie paliwa) oraz stopniem awaryjności i ewentualnymi kosztami napraw. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę aktualnie obowiązujące przepisy prawne, które determinują wysokość kosztów leasingu w ujęciu księgowym i podatkowym. Nie zapominajmy także, że w Polsce coraz popularniejsze stają się także inne formy wynajmu samochodów, np. leasing na kilometry, co także może okazać się pod względem finansowym atrakcyjnym rozwiązaniem.

7. Wynajem powierzchni biurowej

Opłaty za wynajem powierzchni biurowej są z reguły dużym obciążeniem dla przedsiębiorstw. Dlatego tak ważne jest, aby przy wyborze siedziby firmy dokonać optymalnego wyboru pod kątem jej lokalizacji i wyposażenia biura, a przede wszystkim jego powierzchni. Pamiętajmy też, że źle dobrane biuro z jednej strony generuje koszty, a z drugiej jest często powodem niezadowolenia pracowników. Mniejsze firmy mogą natomiast rozważyć coworking. To rozwiązanie zdecydowanie tańsze, a dodatkowo często zyskujemy w ten sposób dostęp do sal konferencyjnych czy sprzętu biurowego.

Autor: Wojciech Pomykała, Mastery of Management
Serwis wykorzystuje pliki cookies w celach statystycznych oraz funkcjonalnych. Więcej informacji. Akceptuję