Blog

Optymalizacja procesów biznesowych

optymalizacja procesow biznesowych

Zastanawiasz się, dlaczego wydajność Twojej firmy nie jest na zadowalającym poziomie? Chcesz to zmienić? Odpowiedzią na Twoje problemy może okazać się optymalizacja procesów biznesowych. Jest to zadanie, którego realizacja jest prawdziwym wyzwaniem i wymaga specjalistycznej wiedzy. Dlatego warto skorzystać z usług ekspertów doświadczonych w przeprowadzaniu zmian i posługujących się najnowszymi technologiami.

Spis treści:

Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?

Jednym z kluczowych czynników decydujących o skuteczności przedsiębiorstwa jest efektywność procesów biznesowych (m.in. sprzedażowych, produkcyjnych, magazynowych czy transportowych). Mają one wpływ na szybkość realizacji zamówień i koszt prowadzenia działalności. Mimo że są realizowane w każdej jednostce gospodarczej, to nie w każdej zostają optymalnie zaprojektowane. Sygnałem wskazującym na konieczność przyjrzenia się procesom są m.in. powtarzające się nieprawidłowości w zakresie obiegu dokumentów, problemy dotyczące zarządzania relacjami z kontrahentami. Często bodźcem do podjęcia niezbędnych kroków jest kryzys gospodarczy, który w szczególny sposób dotknął naszą branżę lub problemy z rentownością.
Działania, których celem jest podniesienie wydajności przebiegu poszczególnych procesów, wymagają zastosowania innowacyjnych narzędzi informatycznych. Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii optymalizacja procesów biznesowych jest dużo prostsza. Obecnie z ich pomocą bez trudu można zredukować koszty operacyjne, zwiększyć produktywność pracowników i satysfakcję klientów.

Wyznaczanie celów optymalizacji

Przed rozpoczęciem optymalizacji procesów należy wykonać analizę pozwalającą na rzetelną diagnozę bieżącej kondycji organizacji. W określeniu celu projektu zmian decydujące znaczenie mają potrzeby zlecającego. Powinien on sprecyzować swoje priorytety i oczekiwania. Niezbędne jest też udostępnienie dokumentacji firmy i udzielenie odpowiedzi na zadane podczas wywiadu pytania. Należy przeprowadzić go zarówno z kadrą zarządzającą, jak i szeregowymi pracownikami. Sposobem na pozyskanie istotnych dla analizy informacji są również kwestionariusze złożone z wcześniej opracowanych pytań oraz warsztaty.

Poznanie środowiska pracy od środka zwiększa szansę na poprawę realizowanych procesów. Niestety niektóre problemy uniemożliwiające prężny rozwój przedsiębiorstwa są niewidoczne dla obecnych pracowników. Dlatego optymalizacja procesów biznesowych organizacji coraz częściej powierzana jest firmie zewnętrznej. Pracujący w niej specjaliści – bazując na swoim doświadczeniu i świeżym spojrzeniu – potrzebują zazwyczaj 2-3 dni na przeprowadzenie szczegółowego wywiadu i kolejne 2-3 na zapoznanie z otrzymaną dokumentacją. Prawidłowa ocena aktualnej kondycji firmy ma kluczowe znaczenie dla przebiegu całej optymalizacji, dlatego nie można jej lekceważyć. Precyzyjnie przygotowana analiza pozwoli opracować koncepcję działania odpowiadającą aktualnym potrzebom firmy.

Do najpopularniejszych metod weryfikacji zastosowania zmiany bieżącego stanu organizacji należy projekt PoC (ang. Proof of Concept). Jego głównym zadaniem jest wykazanie słuszności użycia danego pomysłu biznesowego w konkretnym przedsiębiorstwie. Powinien zostać przeprowadzony przez zewnętrznego dostawcę.

praca zespołowa

Modele procesów biznesowych

Analiza procesów biznesowych pozwala na stworzenie mapy umożliwiającej lepsze zrozumienie zasad działania przedsiębiorstwa. W sposób graficzny pokazuje ona przebieg całości procesu lub jego fragmentu. Mapowanie umożliwia podejmowanie działań usprawniających m.in. eliminację wąskiego gardła, skrócenie czasu realizacji poszczególnych elementów. Dodatkowo zmniejsza ono ryzyko niepowodzenia podczas wdrażania nowych rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie.

Z kolei modelowanie polega na przekształcaniu zebranego materiału analitycznego w postać, na której bazuje się w trakcie optymalizacji procesów biznesowych. Odpowiada ono na pytania, jak działa organizacja, jakie procesy są w niej realizowane, czy są one zgodne z założeniami strategicznymi. Modelowanie wykonywane jest dla potrzeb diagnostycznych i podczas projektowania nowych, do tej pory nieopisanych procesów.

Typowy projekt procesów biznesowych składa się z dwóch części — AS IS oraz TO BE.

Model AS IS:

  • w sposób syntetyczny prezentuje bieżący opis tego, w jaki sposób działa firma,
  • ułatwia zidentyfikowanie obszarów, gdzie marnotrawiony jest czas i pieniądze,
  • uwzględnia zarówno elementy nadmiarowe, jak i nieefektywne,
  • jest jedynie punktem wyjścia do opracowania docelowego modelu procesów.

Z kolei model TO BE:

  • różni się od modelu AS IS,
  • opisuje zoptymalizowane procesy,
  • uwzględnia wcześniej przyjęte cele,
  • eliminuje wąskie gardła

Narzędzia wykorzystywane na poszczególnych etapach optymalizacji procesów

Do formułowania celów biznesowych można użyć powszechnie znaną metodykę SMART (akronim słów oznaczających: Sprecyzowany, Mierzalny, Atrakcyjny, Realistyczny, Terminowy). Warto z niej skorzystać z kilku powodów:

  • ułatwia ona sformułowanie ambitnych, ale możliwych do realizacji celów,
  • pozwala zaoszczędzić czas, który tracimy na próby realizacji nieistotnych i nieosiągalnych zadań,
  • zamienia cele w konkretne działania.

Optymalizacja procesów biznesowych jest realizowana również dzięki metodzie SIPOC. Ułatwia ona skonstruowanie kompleksowej mapy wzajemnych powiązań pomiędzy procesami analizowanego obszaru organizacji. Zgodnie z nią każdy proces można opisać, precyzując elementy, o których mowa jest w Tabeli 1.

 

Supplier (S)dostawcapodmiot, osobę dostarczającą informacje, zasoby wykorzystywane do
Input (I)zasoby wejścioweoznacza zasoby, informacje, produkty, dokumenty, które w trakcie
procesu ulegają przetworzeniu lub analizie, na ich bazie powstaje produkt
końcowy
Process (P)procesdziałania wykorzystujące zasoby wejściowe w celu zwiększenia ich wartości
lub wytworzenia efektu końcowego
Output (O)efekt wyjściowyoznacza informacje, zasoby, usługi dostarczane przez  proces
Customer (C)klientpodmiot, do którego adresowany jest efekt końcowy

Optymalizacja procesów składa się nie tylko z analityki biznesowej. Konieczne jest też dobranie odpowiednich systemów informatycznych. Na uwagę zasługuje m.in. system Workflow (ang. work flow – przepływ pracy), który służy do zarządzania przepływem pracy. Adresowany jest do średnich i dużych przedsiębiorstw, a dodatkowo:

  • pozwala na podział pracy na zadania, które przypisujemy osobom o odpowiednich kwalifikacjach,
  • sprawia, że nie wszystkie zadania muszą być wykonywane manualnie,
  • motywuje pracowników do dalszych działań,
  • pozwala skontrolować kto i kiedy wykonał daną operację,
  • pozwala na kontrolę czasu wykonania zadania, dzięki czemu istnieje możliwość usprawnienia procesu w przyszłości,
  • pozwala na modyfikację planu zgodnie z rzeczywistymi działaniami,
  • zapewnia łatwiejsze zarządzanie strukturami, które powiązane są ze sobą w luźny i niezorganizowany sposób,
  • dostarcza cennych informacji na temat przekroczonych terminów,
  • ogranicza nakłady pracy.

Workflow uważa się za poprzednika systemów BPMS (ang. Business Process Management System), które wykorzystywane są zarówno przez średnie, jak i duże firmy. Jest to narzędzie służące do efektywnego zarządzania procesami biznesowymi. Pozwala na ich realizację oraz kontrolę. Do podstawowych wyróżników systemu BPM należy uniwersalność, elastyczność oraz łatwość dopasowania konfiguracji do potrzeb i warunków panujących w konkretnej organizacji. BMP może pracować samodzielnie, jednakże istnieje również możliwość zintegrowania go z innymi narzędziami IT. Business Process Management System pozwala na:

 

  • zarządzanie i kontrolę zarówno procesów koncepcyjnych, jak i wykonawczych, które związane są z realizacją powierzonych zadań,
  • sprawny przepływ informacji między poszczególnymi działami,
  • usprawnienie przepływu dokumentacji,
  • analizowanie zachodzących procesów biznesowych,
  • ocenę czasochłonności i pracy wymaganej do realizacji konkretnego zadania,
  • wskazanie najbardziej obciążonych pracą osób lub procesów,
  • eliminację wąskich gardeł,
  • bieżącą kontrolę kosztów,
  • zwiększenie wydajności pracy.

Realizacja wypracowanych propozycji zmian

Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych jest niezbędne, aby optymalizacja procesów biznesowych mogła przynieść zamierzone efekty. Należy jednak pamiętać o przetestowaniu nowych systemów informatycznych. Nie jest to jedyny warunek udanej optymalizacji. Konieczne jest też zaangażowanie osób odpowiedzialnych za realizację opracowanych zmian. W niektórych przypadkach niezbędne jest powołanie zespołu projektowego. Ważna jest też obecność kierownictwa, szczególnie że realizacja wypracowanych propozycji zmian może mieć wpływ na pracę osób zatrudnionych w firmie.

 

analiza danych

Efekty optymalizacji procesów biznesowych w firmie

Na optymalizacji procesów biznesowych zyskuje przede wszystkim klient. Jest to możliwe dzięki obniżeniu kosztów, skróceniu czasu realizacji poszczególnych procesów oraz wyeliminowaniu nadmiernie złożonych punktów decyzyjnych. Wszystko to przekłada się na lepszą pracę całej firmy, a tym samym także na produkt końcowy. Trafia on do odbiorców szybciej, a jego cena jest korzystniejsza niż przed optymalizacją procesów biznesowych.
Przeprowadzone ulepszenia mają pozytywny wpływ na wydajność pracowników, dla których praca staje się dużo bardziej satysfakcjonująca. Umożliwiają one również szybsze wdrażanie nowo zatrudnionych osób oraz przekładają się na stabilniejszą i pewniejszą współpracę z partnerami biznesowymi.

Podsumowanie – optymalizacja procesów biznesowych w rękach specjalistów!

Optymalizacja procesów biznesowych to trudne zadanie, dlatego realizując je warto skorzystać z doradztwa specjalistów. Jeśli szukasz kogoś, kto mógłby Ci pomóc Ci poprawić sposób działania Twoje firmy, powinieneś skontaktować się z nami. Mastery of Management  przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy optymalizacji. Naszym znakiem rozpoznawczym jest bogata wiedza i wieloletnie doświadczenie zdobyte w różnych firmach i branżach.

 

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celach statystycznych oraz funkcjonalnych. Więcej informacji. Akceptuję